Ein PIM-System auswählen

Der Anbietermarkt von PIM-Software ist groß und intransparent. Die Lösungen sind fast ausschließlich aus konkreten Projektanforderungen großer Industrieunternehmen entstanden und kommerzialisiert worden. Damit stehen heute sehr mächtige Werkzeuge zur Verfügung, die aufgrund des Funktionsumfangs einen hohen Preis haben. Eine Investition, die gerade für kleinere Mittelständler nicht finanzierbar ist. Zu den Lizenzkosten kommen noch die Kosten für Installation und Projekteinrichtung.

Neben den klassischen PIM-Anbietern, die hohe Lizenzkosten fordern, entwickelte sich in den letzten Jahren ein sehr agiler Open Source PIM-Markt. Bei Open Source-Software-Lösungen wird der Quellcode freigegeben. Das bietet einer großen Entwickler-Community die Möglichkeit, diese Software-Lösungen weiterzuentwickeln und zu optimieren. Im Gegensatz zu traditionellen PIM-Anbietern, die durch proprietäre Formate den Zugang zum Quellcode sperren, halten Open Source PIM-Anbieter den Zugang offen und profitieren so auch von den Weiterentwicklungen. Die Abhängigkeit zum Software-Anbieter ist damit nicht mehr gegeben und Du kannst dich am Entwickler-Markt frei orientieren. Der große Vorteil ist: Die Open Source PIM-Lösungen sind vielfach lizenzkostenfrei verfügbar.

Ein großer Vorteil von Open Source Lösungen ist die in aller Regel sehr große und internationale Entwickler-Community. Damit kommt gegenüber proprietären Softwareanbietern eine deutlich stärkere Performance in die Produktweiterentwicklung oder Fehlerbehebung. Alle Entwicklungen einer Open Source Software werden von einer großen internationalen Entwickler-Community bewertet. Bei klassischen Softwarebetreibern haben nur einzelne Personen aus der QM-Abteilung einen prüfenden Blick darauf. Auf der anderen Seite gibt die Community jedem PIM-Betreiber auch die Flexibilität den Dienstleister zu wechseln. Diese Option ist im Bedarfsfall nicht zu unterschätzen.

Der PIM-Anbietermarkt ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Jeder dieser Anbieter hat seine Stärken und Schwächen. Dabei den Überblick über die Vor- und Nachteile der Systemanbieter zu behalten, ist mit mittelständischen Ressourcen häufig nicht darstellbar. Zudem fällt es den meisten Unternehmen schwer, Anforderungen zu formulieren, da sie keine Erfahrungen mit PIM haben. Mit dem Erwerb einer lizenzkostenfreien Software-Lösung vermeidest Du kostenintensive Fehlinvestitionen und Dein Team erfährt in der Praxis den Umgang mit einem PIM-System. Eine spätere Migration auf ein größeres System mit zusätzlichen Funktionen ist bei Bedarf immer möglich. Denn jedes PIM-System braucht gute, vollständige und hoch granulare Produktdaten. Wenn die Daten erst einmal veredelt in einem System vorliegen, können sie jederzeit exportiert und importiert werden. Erst durch die praktischen Erfahrungen, die Dein Unternehmen im Umgang mit einem PIM-System sammelt, kannst Du spezifische Systemanforderungen formulieren.

Beachte dabei folgende Punkte:

• Starte mit einem lizenzkostenfreien Produkt
• Vermeiden dadurch Fehlinvestitionen
• Fokussiere Deine Ressourcen auf die Datenaufbereitung
• Sammele Erfahrungen im Umgang mit der Software
• Erkenne Dein Ansprüche an ein PIM
• Wäge zwischen Erweiterungsentwicklung oder Systemwechsel ab
• Verliere keine Zeit in Systemauswahlprozessen
• Starte den Digitalisierungsprozess jetzt!

Neben den vielen klassischen kostenpflichtigen PIM-Anbietern haben sich in den vergangenen Jahren verschiedene Anbieter mit lizenzkostenfreien PIM-Lösungen am Markt etabliert. Nachfolgend erhältst Du eine kurze Übersicht der bestehenden Systemlösungen.

Akeneo bietet neben der kostenfreien Community-Edition eine Enterprise- und Cloud-Edition an. Enterprise und Cloud-Edition bringen umfangreichere Funktionen mit, die auf größere, vielfach internationale Teams ausgerichtet sind. In der neuesten Version setzt Akeneo auf das moderne PHP Symfony3 Framework und stellt darüber eine sehr performante und modulare PIM-Lösung zur Verfügung.

Vorteile:

• Moderne und intuitive Benutzeroberfläche
• Hohe Perfomance auch aufgrund der modernen Programmiersprache
• Sehr hohe Verbreitung
• Große Entwickler-Community
• Schwerpunkt: KMUs sowie Online-Handel und E-Commerce

Mit Pimcore steht eine All-in-One-Lösung zur Verfügung, bestehend aus dem PIM-System, MDM (Master Data Management), CMS (Content-Management), MAM (Media-Asset-Management) und einer E-Commerce-Funktion. Pimcore bietet eine kostenlose Lizenz wie auch eine kostenpflichtige Enterprise-Lizenz an. Mit der Enterprise-Lizenz hast Du Zugriff auf den Professional Service von Pimcore. Die Software basiert auf einem Javascript Framework, was jegliche individuelle Anpassung ermöglicht, aber auch sehr komplex und aufwändig in der Administration ist.

Vorteile:

• All-in-One-Lösung (PIM/MDM/MAM/CMS/Shop)
• Individuelle Anpassung an die Geschäftsprozesse
• Hohe Flexibilität
• Serviceorientierte Softwarearchitektur
• Schwerpunkt: Große Unternehmen aus Industrie und Handel

Das PIM-System steht in der Basisversion als kostenfreie Lizenz zur Verfügung. Alle Erweiterungen (Extensions) oder Connectoren zu Drittsystemen sind lizenzpflichtig. Neben den PIM-Funktionen steht auch ein integriertes MAM (Media-Asset-Management) zur Verfügung. Die Software-Architektur ist vollständig API gesteuert und lässt darüber die Anbindung an Drittsysteme problemlos zu.

Vorteile:

• Hohe Flexibilität bei Datenmodellen und der Anbindung an Drittsysteme
• Erweiterungsmodule können entwickelt oder gekauft werden
• Serviceorientierte Softwarearchitektur
• Schwerpunkt: Mittelständische Unternehmen aus Industrie und Handel

Die auf der Shop-Software Magento basierende PIM-Lösung gehört zu den Pionieren der Open Source PIM-Bewegung. Zwischenzeitig ist PIMagento auch auf der aktuellen Magento 2.3 Version verfügbar. PIMagento ist eine Magento-Erweiterung über verschiedene Extensions, die projektorientiert in die eigentliche Shop-Software integriert werden. Darüber wird Magento mit klassischen PIM-Funktionen angereichert.

Vorteile:

• Lizenzkostenfrei durch Nutzung der Magento CE Version
• Mit Magento 2 steht eine moderne Benutzeroberfläche zur Verfügung
• Große Magento-Entwickler Community
• Keine Schnittstelle zum Webshop – Frontend-Design ist direkt dabei
• Schwerpunkt: KMUs und Magento-Shopbetreiber

Mit der Anbindung von OpenPIM an die Software Talend (Daten-Integrations-Software) ist bereits beim Import eine Datenbearbeitung aus verschiedenen Quellen möglich. OpenPIM lässt sich darüber auch direkt in Talend-Prozesse einbinden. Erforderlich ist allerdings eine Talend-Lizenz zu dem ansonsten kostenfreien PIM-System.

Vorteile:

• Flexibles Datenmodell
• Schnittstelle zu Talend vorhanden
• File-Server ähnlicher Aufbau der Datenablage
• Schwerpunkt: Mittelständische Unternehmen aus Osteuropa

Neben den Software-Herstellern hat sich ein großer Markt an Dienstleistern für die Systemintegration entwickelt. Hierbei unterscheiden sich Dienstleiter, die in Partnerschaft mit den Softwareherstellern die Software-Systeme installieren, und denjenigen, die sich als systemunabhängige Berater/Dienstleister positionieren.

Es empfiehlt sich, einen neutralen Dienstleister zu wählen. Bestehende Geschäftsbeziehungen zu Werbeagenturen oder Druckdienstleistern für den Auswahlprozess zu nutzen ist vielfach nicht zielführend. Der neutrale Blick auf Datenstrukturen und Prozesse hilft, einen „wirklichen“ Veränderungsprozess zu starten.

Wichtig ist dabei, auf Unabhängigkeit und Neutralität des Dienstleisters zu achten. Nur so ist sichergestellt, dass Du eine Lösung erhältst, die den Anforderungen Deiner Kunden gerecht wird.

Die Partnerwahl ist komplex. Dein zukünftiger Partner sollte bestenfalls folgende Eigenschaften mitbringen:

1. Der Partner sollte langjährige Erfahrung im Umfeld des Produktdatenmanagements und Referenzen aus dem Mittelstand mitbringen. Hilfreich hierbei ist ein aktuelles Marktbild der zur Verfügung stehenden Lösungsanbieter.
2. Wichtig ist ein gutes Gespür für die zu beschreibende Produktwelt. Dabei sollte der Partner vorhandenen Content kritisch hinterfragen können. Denn es hilft nicht, historisch gewachsenen Content unkritisch in aufwendige neue Prozesse zu überführen.
3. Der Partner muss nicht nur technische Umsetzungskompetenz, sondern auch Medien-Kompetenz mitbringen, um Dich bei der mediengerechten Datenaufbereitung unterstützen zu können.
4. Dein PIM-Partner soll Dir helfen, die internen Prozesse und Abläufe zu optimieren. Darüber hinaus obliegt es ihm, Dich  zu unterstützen, zum richtigen Zeitpunkt auf den relevanten Medienkanal die richtigen Informationen bereitstellen.

Unabhängig von der Partnerauswahl kannst Du sofort mit den vorbereitenden Arbeiten beginnen. Auf die Auswahlgespräche solltest Du gut vorbereitet sein.  Die Vorbereitung bestehen aus den vier Punkten:

• Ist- und Soll-Situation skizzieren
• Ein Team zusammenstellen
• Datensätze vorbereiten
• Erstgespräche planen

Skizziere die aktuelle Ausgangssituation in Deinem Unternehmen:

• An welchen Stellen bzw. in welchen Systemen werden Produktdaten verwaltet?
• Wo liegen bereits redundante Produktdaten vor?
• An welchen Stellen werden Produktdaten manuell ergänzt?
• Wie kommen die Produktinformationen derzeit in die Medienkanäle?
• Welche Medienkanäle werden aktuell eingesetzt?
• Wer ist derzeit am Prozess bzw. an der Informationsbeschaffung beteiligt?
• …

Idealerweise erstellst Du ein Bild der Dateninseln, Abläufe und Medien. Skizziere anschließend ein Idealbild eines reibungslosen Datenmanagements. Formuliere konkrete Engpässe in den Abläufen und den Erstellungsprozessen, die Du für Dein Unternehmen bereits erkannt hast.

Stelle vorab ein potenzielles Projektteam zusammen, das auch die Partnerauswahl begleiten soll. Achte dabei auf folgende Schwerpunkte:

• Marketing-Kompetenz operative sowie strategische
• Vertriebsmitarbeiter*innen
• Vertreter*innen aus dem Produktmanagement oder Mitarbeiter*innen mit tiefer Produkt-Kenntnis
• Geschäftsführungsvertreter*innen
• IT-Kompetenzen
• Mitarbeiter*innen mit Projektmanagement-Kompetenz

Bereite Testdatensätze der vorhandenen Produktdaten vor. Zum Beispiel:

• Export aus dem ERP-System
• Konstruktionsdaten, wenn vorhanden aus dem CAD-System
• Daten aus dem Web-CMS oder Web-Shop
• PDF-Auszüge aus den Print-Publikationen
• …

Bereite für das Erstgespräch eine Checkliste mit konkreten Anforderungen an die Partnerauswahl vor und bewertet jeden Punkt im Team auf einer Skala. Darüber kommst Du zu einer objektiveren Bewertung und Auswahlentscheidung. Diese Punkte könnten sein:

• Erfahrung im PIM-Umfeld
• Projekterfahrung aus dem Mittelstand
• Kompetenzen im Datenmanagement
• Redaktionskompetenz für Produktinformationen
• Medien-Kompetenz
• Regionale Nähe
• …