Leitfäden

Mittels KI eine digitale und papierlose Organisation aufbauen

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In vielen Firmen hatte man über die Jahre eine analoge Struktur aufgebaut, welche in den letzten 15 Jahren zunehmend in eine digitale Struktur überführt wurde. Es ist eine hybride Organisation mit gewachsenen Strukturen entstanden. Das etablierte System zur Ablage von Briefen, Dokumenten, E-Mails, Urlaubsanträgen, Krankmeldungen oder Stundenzetteln ist geprägt durch eine Gleichzeitigkeit von analogen und digitalen Prozessen.

Diese zum Teil digitalisierte, aber nicht automatisierte Herangehensweise erreicht langsam seinen Zenit und stößt an Grenzen. Der Grund dafür sind zwei Entwicklungen:

1. Die Informations- und Kommunikationskultur nimmt rasant zu. Ein großer Anteil der Arbeitszeit wird mit der oben genannten Verwaltungsarbeit verbracht.

2. Verschiedenste Gesetze fordern neben dem Datenschutz, ein GOBD-konformes Ablagesystem, sowie nicht manipulierbare Rechnungen, Dokumente oder Rechnungsnummer.

Der folgende Leitfaden zeigt auf, wie eine digitale Organisation mittels KI aufgebaut werden kann. Damit schaffst du es, dass die Mitarbeitenden in der Firma sich um diesen „Verwaltungskram“ nicht mehr kümmern müssen und vielmehr Zeit für die Kerntätigkeit frei wird.

1.

Vereinheitliche deine digitale Organisation

1.
Schaffe im ersten Schritt eine digitale Ordnerstruktur und damit eine digitale Organisation, um das Unternehmen und die Kolleg*innen fit für Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) zu machen. Dazu gehört es aufzulisten, wo welche Dokumente, wie abgespeichert werden sollen: Zum Beispiel können jede Datei und jeder Ordner mit dem “Jahr-Monat-Tag_Name“ benannt werden. Ist das bei euch im Unternehmen bereits der Fall, darf dieser Schritt gerne übersprungen werden.
Des Weiteren sollte es ein Ordnermodell als Schablone geben, mit dem alle Kolleg*innen zurechtkommen mit dem Leitsatz: So viele Informationen wie möglich in so wenig Ordnern wie nötig.

2.

Beschreibe deine täglichen Aufgaben zur Vorbereitung der KI - Integration

2.
Aufbauend auf Schritt 1, kannst Du nun auf den Einsatz einer KI hinarbeiten. Mit der Dokumentation von täglichen kleinen Aufgaben, welche digital festgehalten werden, können langsam Prozesse etabliert werden. Ziel dieser Herangehensweise ist es, Prozesse zu finden, die sich etabliert haben und mit einer KI zukünftig Teil- oder Vollautomatisiert werden können. Hier eine beispielhafte Vorgehensweise aus dem Bereich Projektmanagement:
  • Öffne immer Programm X. Dort findest du deine täglichen Aufgaben.
  • Informiere dich zu deinen Projekten.
  • Führe eine Projektbesprechung durch.
  • Bei 50 angelaufenen Projektstunden, schreibe eine Rechnung.
  • Am Ende des Tages könnte eine Aufgabe zur Überprüfung der Dokumentation stehen.

3.

Schreibe deine Prozesse auf und mache einen Plan

3.
Die aufgelisteten Strukturen aus Schritt 1 und die Aufgaben aus Schritt 2 sind zu großen Teilen automatisierbar. Finde mehr solcher Prozesse und notiere diese:
  • Bewerberprozess (Wer ist involviert, wer muss zu sagen? Können wir automatisch Zeitfenster vorgeben? Können wir automatisch Texte vorgeben und versenden?
  • Einstellungs- und Beschaffungsprozess (Wer muss die Person einarbeiten? Welche EDV muss angeschafft werden? Welche Lizenzen sind notwendig?)
  • Ablageprozesse
  • Spesenabrechnungsprozesse
  • Aufbereitung digitaler wöchentlicher Akten für Auftraggeber
  • Monatliche Aufbereitung der Arbeitszeiten

Halte diese Prozesse schriftlich fest.

Wie du dabei vorgehst, zeigen dir weitere Leitfäden zum Prozessmanagement.

Da du nun deine Herausforderungen und Prozesse ermittelt hast wird es Zeit eine KI für die digitale Organisation zu finden.

4.

Übertrage deine Prozesse in eine passende KI-Software

4.
Nun kommt es zur Auswahl einer digitalen Arbeitsumgebung. Sie sollte deine Prozesse abbilden oder individuell erstellen können.

Suche nach Software aus deiner Branche. Gegebenenfalls bietet diese nicht nur eine Insellösung, sondern eine digitale Organisation als Standardlösung mit Standardprozessen. Eine integrierte KI, BigData – Analysen oder Machine Learning – Algorithmen in einer Software stellen dich gleichzeitig zukunftsfähig auf. Blicke über den Tellerrand hinaus und frage Dich, was ggf. in 5 oder 10 Jahren von Relevanz sein kann. Kannst du mit der Software auch in Zukunft die Informations- und Kommunikationsflut erschlagen? Ist es möglich die Software zu individualisieren? Hält Sie den Gesetzgebungen und Anforderungen deiner Branche Stand?

Hier hilft eine Entscheidungsmatrix.

5.

Etabliere die lernende KI - Software

5.
Die bereits erwähnten täglichen “ToDos” und Prozesse führen zu Schritten, welche eine intelligente Software nach und nach erlernen kann oder von Beginn an integriert werden.  Eine KI beginnt, nach einigen Monaten, zu erkennen, dass gewisse Abläufe öfters händisch durchgeführt werden und schlägt Arbeitsabläufe vor, welche automatisiert als Prozess hinterlegt werden können. Diese sollten jedoch immer von einem Administrator begutachtet und händisch freigegeben werden.

Dieser Leitfaden dient dir als Fundament, um mittels KI eine eigene digitale Organisation zu schaffen – papierloses Büro inklusive. Wie Du siehst, ist es kein Hexenwerk und kann leicht initiiert und umgesetzt werden.

Wenn Du die Ratschläge aus diesem Leitfaden beherzigst und auf Deine Bedürfnisse angepasst hast, solltest du dir noch folgende Fragen stellen:

  • Was kann Ich selbst leisten, um meine Prozesse herauszufinden?
  • Wie können sich meine Mitarbeiter dabei einbringen?
  • Wie stehen meine Mitarbeiter einer digitalen Organisation und papierlosem Büro gegenüber?
  • Wo und wie brauche ich externe Hilfe?
  • Welche Software kann mich bei solch einem Unterfangen am effektivsten unterstützen?

Wenn Du die meisten dieser Fragen geklärt hast, kannst Du deine Organisation papierlos und vor allem digital automatisiert mittels KI aufstellen.

Autor Alexander Bogdanow

Hi, ich bin Alexander, Inhaber der dave - company cloud GmbH (kurz: dave - cc) und ich bin Change Maker und Digitalisierer der Baubranche. dave-cc unterstützt die kleinen und mittelständischen Bauuunternehmen mit der gleichnamigen Software "dave" bei folgenden Themen: Fachkräftemangel, Rechnungseingangsmanagement (DMS), digitale Bauakte, digitale Zeiterfassung, digitale Schichtplanung, Mitarbeiterschutz auf der Baustelle und vielen weiteren Themen.


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