Ausgestorbene Flure sind durch COVID 19 zur neuen Realität geworden. Nichtsdestotrotz sind die Unternehmen weitestgehend lieferfähig geblieben. Denn neben dem eigentlichen Büro hat sich das Home-Office inzwischen zu einer festen Instanz in der Arbeitswelt etabliert.
Mit der Flexibilisierung des Arbeitsplatzes steigen aber auch die Anforderungen an Unternehmen im Wettbewerb um neue Talente. Denn um attraktiv für seine Arbeitnehmenden zu bleiben und neue zu gewinnen, ist flexibles Arbeiten mittlerweile der neue Standard. Die dadurch leerstehenden Büroflächen sollten im Zuge der Flexibilisierung ebenfalls auf den Prüfstand gestellt werden. Für Mittelständler ist es nun wichtig, das eigene Unternehmen entsprechend aufzustellen. Es braucht eine einheitliche Richtlinie, die der geforderten Flexibilität gerecht wird, gleichzeitig aber auch den Betrieb und damit einhergehend die Lieferkapazitäten nicht hemmt.
Wie Du das Thema hybrides Arbeiten geschickt angehen kannst, erfährst Du in diesem Leitfaden
1.
Rahmenbedingungen für hybrides Arbeiten festlegen
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- Welche Aufgaben müssen zwingend im Büro erledigt werden?
- Welche Teile der Organisation können digitalisiert und somit örtlich flexibel erledigt werden?
- Wie findet Kultur statt und wie gestalte ich den so wichtigen Austausch unter der Belegschaft?
2.
Flexibles oder mobiles Arbeiten ist nicht gleich Home-Office
Du solltest zu diesem Thema immer Rücksprache mit der örtlichen IHK und Deiner Krankenkasse halten. So bist Du bzgl. der richtigen Rahmenbedingungen auf der sicheren Seite.
Willst Du aber die Kosten und die Verpflichtungen im Zaum halten, ist mobiles Arbeiten oder auch flexibles Arbeiten die richtige Wortwahl in Deinem Betrieb.
3.
Die Chancen flexiblen Arbeitens nutzen
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- Wir leben NewWork und unterstützen unsere Mitarbeiter:innen beim flexiblen Arbeiten.
- Ein Notebook, Tablet und ein Smartphone gehören natürlich zur Grundausstattung dazu.
Dass der/die Mechaniker:in seinen Job zum Großteil nicht aus dem Café erledigen kann, erklärt sich von selbst. Jedoch beruhigt es oft schon sehr zu wissen, dass es bei dringendem Bedarf die Möglichkeit gäbe, die Anpassungen in der CAD-Zeichnung auch zu Hause durchzuführen. Wirkliche Einsparungen erzielst Du bei allen Fachkräften, die nicht zwingend in den Betrieb fahren müssen. Das sind zum Beispiel Vertriebler:innen, Projektleiter:innen oder Buchhalter:innen, die einen Großteil Ihrer Arbeit nun auch von einem anderen Ort erledigen können.
Das gibt Dir die Möglichkeit frei gewordene Flächen zu kündigen oder zu vermieten. Also nicht nur Kosten einzusparen, sondern zusätzliche Umsätze zu erzielen, um die Fixkosten zu senken.
4.
Wechselarbeitsplätze als Weg zum flexiblen Büro
Wechselarbeitsplätze sind ein wichtiger Teil der Öffnung für die neue Arbeitswelt. Sie helfen Dir, Geld einzusparen, da vorhandene Ressourcen optimal genutzt werden. Sie unterstützen Dich auch dabei, dass eingestaubte Prozesse auf den Prüfstand kommen und die Ablage – wo noch nicht vollkommen digital – zeitnah erledigt wird.
Ein weiterer Vorteil, von dem auch die Umwelt profitiert, ist, dass nicht mehr jeder alles ausdruckt, denn Wechselarbeitsplätze müssen ordentlich verlassen werden. So eine Umstellung sollest Du natürlich ordentlich vorbereiten und begleiten.
5.
Entscheidung mit den richtigen Daten unterstützen
Eine Software kann Dir auch bei der Verwaltung helfen und erlaubt Deinen Mitarbeitenden den gewünschten Raum, Schreibtisch bequem per App, über das Web oder über die Microsoft/Google-Kalender-Integration zu buchen.
Schon nach wenigen Wochen kannst Du dann übersichtlich die tatsächlichen Nutzungswerte ablesen und so erste datenbasierte Entscheidungen vorbereiten und mit Deinem Team besprechen. Weiterhin kannst Du über die Software dann datenbasiert ungenutzte Flächen untervermieten und so die Nebenkosten drastisch senken.
Jetzt weißt Du, was Du bei der Flexibilisierung Deiner Arbeitsplätze beachten musst und wie Du dabei vorgehen kannst. Willst Du mehr über das Thema erfahren, dann melde Dich einfach bei uns. Wir stehen Dir jederzeit mit unserem Netzwerk zu Seite.
Weiterführende Quellen und Informationen:
Heim, Heinz & Winkeler (2019): „Transformationale Führung im Zeitalter der Digitalisierung“
Kuhnert (2020): “DeskNow bringt Software und Marketplace zur Vermietung ungenutzter Arbeitsfläche“
Schwarzenberger (2019): „Mobiles Arbeiten“
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