Hybrides und mobiles Arbeiten sinnvoll gestalten

Wenn Du Dich ernsthaft mit flexiblem Arbeiten auseinandersetze willst, musst Du Dir, Deiner eigenen Führungslinie und die der leitenden Angestellten bewusst werden. Diese muss mit der neuen Erwartungshaltung in Einklang gebracht werden. Die Diskussion über die Rahmenbedingungen bietet eine Chance, die Bindung und das gegenseitige Vertrauen nachhaltig zu stärken. Daher ist es absolut wichtig zu definieren:

• • Welche Aufgaben müssen zwingend im Büro erledigt werden?
  • Welche Teile der Organisation können digitalisiert und somit örtlich flexibel erledigt werden?
  • Wie findet Kultur statt und wie gestalte ich den so wichtigen Austausch unter der Belegschaft?

Der Unterschied ist für viele auf den ersten Blick nicht ersichtlich, doch kennt unsere Arbeitsstättenverordnung nur den Begriff des Telearbeitsplatzes (Home-Office). Nach der Definition ist der Arbeitgeber für einen fest eingerichteten Arbeitsplatz im Privatbereich des Beschäftigten verantwortlich. Bei Remote-Work oder dem mobilen Arbeiten, ist es dem Mitarbeitenden freigestellt, an welchem Ort er seiner Tätigkeit nachgeht. Er hat keine Vorgaben hinsichtlich der Wahl seines Ortes, ist aber über ein Notebook, Tablet oder Smartphone mit der Arbeit verbunden. So ist das mobile Arbeiten ein Entgegenkommen des Arbeitgebers ohne arbeitsvertragliche Grundlage, wohingegen das Home-Office immer im Arbeitsvertrag festgehalten werden muss und mit Verpflichtungen auf beiden Seiten einhergeht. Das Home-Office wird als Betriebsstätte angesehen mit allen Verpflichtungen.

Du solltest zu diesem Thema immer Rücksprache mit der örtlichen IHK und Deiner Krankenkasse halten. So bist Du bzgl. der richtigen Rahmenbedingungen auf der sicheren Seite.

Willst Du aber die Kosten und die Verpflichtungen im Zaum halten, ist mobiles Arbeiten oder auch flexibles Arbeiten die richtige Wortwahl in Deinem Betrieb.

Flexibles Arbeiten bringt nicht nur Herausforderungen, sondern auch Chancen mit sich. Ganz pragmatisch kannst Du folgende Punkte in jede Deiner Stellenanzeigen aufnehmen. So sicherst Du Dir zumindest beim „Gefunden werden“ wichtige Trefferpunkte.

• • Wir leben NewWork und unterstützen unsere Mitarbeiter:innen beim flexiblen Arbeiten.
  • Ein Notebook, Tablet und ein Smartphone gehören natürlich zur Grundausstattung dazu.

Dass der/die Mechaniker:in seinen Job zum Großteil nicht aus dem Café erledigen kann, erklärt sich von selbst. Jedoch beruhigt es oft schon sehr zu wissen, dass es bei dringendem Bedarf die Möglichkeit gäbe, die Anpassungen in der CAD-Zeichnung auch zu Hause durchzuführen. Wirkliche Einsparungen erzielst Du bei allen Fachkräften, die nicht zwingend in den Betrieb fahren müssen. Das sind zum Beispiel Vertriebler:innen, Projektleiter:innen oder Buchhalter:innen, die einen Großteil Ihrer Arbeit nun auch von einem anderen Ort erledigen können.

Das gibt Dir die Möglichkeit frei gewordene Flächen zu kündigen oder zu vermieten. Also nicht nur Kosten einzusparen, sondern zusätzliche Umsätze zu erzielen, um die Fixkosten zu senken.

Die Schreibtische in Deinem Unternehmen stehen voll mit Stapeln von Akten und losen Zetteln. In anderen Fällen stehen Geburtstagskarten neben Familienbildern, der Lieblingskaffeetasse, der Spieluhr oder haste nicht gesehen – ein Schreibtisch, so hübsch dekoriert wie ein Schaukasten. Für viele Mitarbeitende ein wichtiger Faktor, um sich wohlzufühlen. Doch die flexible Arbeitswelt stellt eben auch neue Anforderungen an die Belegschaft.

Wechselarbeitsplätze sind ein wichtiger Teil der Öffnung für die neue Arbeitswelt. Sie helfen Dir, Geld einzusparen, da vorhandene Ressourcen optimal genutzt werden. Sie unterstützen Dich auch dabei, dass eingestaubte Prozesse auf den Prüfstand kommen und die Ablage – wo noch nicht vollkommen digital – zeitnah erledigt wird.

Ein weiterer Vorteil, von dem auch die Umwelt profitiert, ist, dass nicht mehr jeder alles ausdruckt, denn Wechselarbeitsplätze müssen ordentlich verlassen werden. So eine Umstellung sollest Du natürlich ordentlich vorbereiten und begleiten.

Mithilfe einer Software zur digitalen Verwaltung und Buchung von Arbeitsplätzen, solltest Du in einem ersten Schritt alle notwendigen Daten zur Nutzung sammeln. So kannst Du herausfinden, wie viel Fläche Du wirklich brauchst. Beginne am besten bei den Meetingräumen oder richte die aktuell wenig genutzten Arbeitsbereiche als flexible Arbeitsplätze ein.

Eine Software kann Dir auch bei der Verwaltung helfen und erlaubt Deinen Mitarbeitenden den gewünschten Raum, Schreibtisch bequem per App, über das Web oder über die Microsoft/Google-Kalender-Integration zu buchen.

Schon nach wenigen Wochen kannst Du dann übersichtlich die tatsächlichen Nutzungswerte ablesen und so erste datenbasierte Entscheidungen vorbereiten und mit Deinem Team besprechen. Weiterhin kannst Du über die Software dann datenbasiert ungenutzte Flächen untervermieten und so die Nebenkosten drastisch senken.