Jedes betriebliche Informationssystem schreibt unbemerkt im Hintergrund in einer Datenbank mit, wie es wann und in der Regel auch von wem benutzt wird. Diese Auflistung von Ereignissen wird „Event Log“ (deutsch: Ereignisprotokoll) genannt.

In einem Ereignisprotokoll besteht ein Datensatz mindestens aus…

… einer „Case ID“ (Geschäftsvorfall)

… der jeweiligen ausgeführten Aktion

… und einem Zeitstempel

Weitere mögliche ergänzende Informationen sind:

• • Kunden-ID
  • Artikel-ID
  • Umsatz
  • und viele mehr

Dieses Protokoll kann aus den angebundenen Quellsystemen ausgelesen werden. Hast Du mehrere Systeme mit solchen Daten im Einsatz, kannst Du sogar die einzelnen Ereignisprotokolle miteinander verbinden. Dazu ist es aber erforderlich, dass es eine verbindende Case-ID gibt.

Um die Ereignisprotokolle zu finden und zu extrahieren, brauchst Du die Hilfe von IT- und Daten-Experten. Sie müssen neben der Berechtigung zum Auslesen der Daten auch über das Wissen verfügen, wie die Datenbanken angezapft werden können.

Zwar ist es spannend, das gesamte Wertschöpfungsgeschehen zu verstehen. Die 100-prozentige Transparenz ist aber nicht unbedingt nötig. Konzentriere Dich zunächst lieber auf einen Prozess. Ein solcher Prozess sollte immer durch einen Start und durch ein Ende gekennzeichnet sein. Diese solltest Du genau festlegen, damit Dir bei der Analyse auch wirklich die relevanten Daten zur Verfügung stehen…und nur diese.

Prozesse, die sich gut für eine erste Analyse eignen, sind zum Beispiel der Einkaufs- oder der Verkaufsprozess. Diese werden häufig auch nach ihrem Start- und Endergebnis benannt:

• • Purchase-to-Pay (P2P) für den Einkauf
  • Order-to-Cash (O2C) für den Verkauf

Bevor Du damit anfängst, diese Prozesse zu analysieren, muss klar sein, woran Du einen erfolgreichen Ablauf fest machst. Mit anderen Worten mach Dir klar, welche Kennzahlen Du messen möchtest. Mögliche Kennzahlen, die Dir dabei helfen, sind:

• • Durchlaufzeit
  • Variantenzahl
  • Anzahl beteiligter Instanzen
  • Anzahl Rückläufer
  • usw.

Nun bist Du bereit, die extrahierten Ereignisdaten zu analysieren. Je mehr Datenfelder Du zusätzlich zur Case-ID, Aktion und Zeitstempel aus dem System gezogen hast, desto mehr Auswertungsmöglichkeiten hast Du.

Die entsprechenden statistischen Instrumente und die Verfahren zur Visualisierung werden unter dem Begriff „Process Mining“ zusammengefasst. Wie der Name nahelegt, gräbst Du in dem betrachteten Prozess und schürfst nach Schwachstellen und deren Ursachen.

Für das Process Mining musst Du eine spezielle Anwendung einsetzen, zum Beispiel von Celonis, einem inzwischen sogar weltweit sehr erfolgreichem deutschem Tech-Unternehmen. Es gibt aber noch einige weitere Anbieter am Markt, etwa LanaLabs, ProcessGold oder Minit.

Beim Process Mining geht es zunächst darum, den Prozess zu rekonstruieren. Man spricht von „Discovery“. Dein Tool liefert Dir ein Modell von der Ist-Situation mit sämtlichen Aktionen, Verzweigungen, Schleifen, Instanzen usw. Das Ergebnis entspricht dem tatsächlichen Ablauf des Prozesses im Unternehmen mit allen im betrachteten Zeitraum entstandenen Varianten.

Durch einfache, visuelle und interaktive Funktionen erlaubt Dir die Mining Anwendung, jeden Schritt des Prozesses zu erforschen. Die dort erstellbaren Dashboards unterstützen Dich dabei. Sie präsentierten Dir alle relevanten Daten übersichtlich. Du kannst diese selbst konfigurieren und erkennst, was Dich im Prozess bremst.

Prozessvarianten sind ein Ausdruck nicht beherrschter Abläufe. Es ist Deine Aufgabe, die Ursachen für das Entstehen solcher Varianten zu finden.

Du hast vermutlich eine Vorstellung davon, wie der Prozess typischer- oder sogar idealerweise („as-defined“) ablaufen sollte. Vielleicht habt Ihr im Unternehmen sogar einen Standard festgelegt, zum Beispiel im Prozesshandbuch. Mit Deinem Mining-Tool ist es nun möglich, den tatsächlichen Ablauf („as-is“) mit der Referenz, also dem Standardprozess zu vergleichen. Nicht übereinstimmende Elemente werden dabei ermittelt und visuell hervorgehoben. Die Tools gehen heute sogar so weit, dass sie Dir sagen, wo die Abweichungen ihre Ursachen haben.

Diese Phase des Process Mining ist unter dem Begriff „Conformance“ bekannt.

Die Analyse eines Prozesses ist natürlich nie Selbstzweck. Nutze die Erkenntnisse über die Abweichungen und Lücken und leite geeignete Maßnahmen ab („Enhancement“). Systematisch umgesetzt sollen sie dauerhaft sicherstellen, dass (bestimmte) Prozessvarianten ausgeschlossen sind. Möglicherweise erkennst Du bei der Analyse auch, dass bestimmte Lieferanten oder Kunden die Auslöser für abweichende Abläufe sind. Binde sie in die Verbesserung der Abläufe ein.

Hilfreich ist es, ein Soll-Modell des Prozesses zu erstellen („to-be“). So bekommen alle Prozessbeteiligten eine Orientierung, wie ein idealer und optimierter Prozess aussehen und ablaufen kann.

Das wahre Potenzial des Process Mining entfaltet sich, wenn die Analyse dauerhaft und nach Möglichkeit in Echtzeit erfolgt. Wird das Tool direkt mit den Event Logs verbunden, kannst Du die Abläufe überwachen und bei akuten Problemen eingreifen.

Process Mining ist ein mächtiges Tool, welches zunächst ungeahnte Kräfte freisetzen kann. Reibungslose Prozesse sind für jedes Unternehmen ein lohnenswertes Ziel, denn die Kundenanforderungen werden nicht mehr sinken.