Zettelwirtschaft digitalisieren, um Mitarbeitende für Transformation zu begeistern

Akzeptanz für digitale Tools und ein gutes Change-Management sind der Grundstein für den Erfolg der digitalen Transformation. Es geht nicht darum, die Mitarbeitenden mit komplexen Buzzwords wie Blockchain oder Künstliche Intelligenz zu erschlagen, sondern darum, der Belegschaft ihre persönlichen Vorteile aufzuzeigen. Erst wenn Deine Mitarbeitenden die Vorteile der Digitalisierung persönlich erleben können, ist ein Fundament für den Erfolg Deiner gesamten Digitalstrategie gelegt.

Ein guter Startpunkt dafür ist die Zettelwirtschaft, die Du mit Hilfe von smarten digitalen Tools leicht in den Griff kriegen und so Schritt für Schritt Deine Mitarbeitenden entlasten kannst.

Um Deinen Papierkram loszuwerden, solltest Du Dir darüber bewusst sein, welche Prozesse die Hauptverantwortlichen für Deine Zettelwirtschaft sind. In der Regel produzieren die folgenden Bereiche die meiste Zettelwirtschaft:

1. 1. Die Arbeitszeiterfassung
   2. Personalverwaltung
   3. Die Auftrags– bzw. Projektabwicklung

Gerade die Verwaltung von Arbeitszeiten ist in vielen KMU ein aufgeblähter Prozess, der mit viel analoger Handarbeit verbunden ist. Stundenzettel müssen eingesammelt, geprüft, am PC abgetippt, bearbeitet, exportiert und wieder ausgedruckt werden. Auch die Beantragung von Abwesenheiten wie z.B. Urlaub ist aufgeladen mit bürokratischer Handarbeit.

Diese ineffizienten Prozesse rauben viel Zeit, die für die wertschöpfende Arbeit genutzt werden sollte. Für Dein Unternehmen entstehen unnötige Kosten. Sie lähmen das Geschäft und machen Dein Unternehmen als Arbeitgeber unattraktiv. Mittlerweile gibt es eine Reihe von digitalen Tools, die diese Prozesse automatisieren und für die Mitarbeitenden vereinfachen.

Viele Entscheiderinnen und Entscheider unterschätzen bei ihren Digitalisierungsprojekten den Faktor Mensch. Deine Mitarbeitenden sind diejenigen, die von analoger Zettelarbeit nun auf digitale Tools umsteigen sollen und die tagtäglich damit arbeiten werden. Wird eine Veränderung negativ wahrgenommen, sinkt die Akzeptanz für alle zukünftigen Digitalisierungsprojekte in Deinem Unternehmen. Du wirst Mitarbeitende verlieren, die Produktivität Deines Unternehmens sinkt und am Ende wünschst Du Dir die ineffizienten Zettelprozesse zurück.

Wenn Du Deine Belegschaft jedoch für die Digitalisierung begeistern kannst, wird Dein Unternehmen in der Regel produktiver, Du erleichterst Deinen Mitarbeitenden den Arbeitsalltag und die Arbeitsplätze werden attraktiver für Nachwuchskräfte. Der Erfolg Deiner digitalen Transformation hängt deshalb maßgeblich davon ab wie Deine Mitarbeitenden die Veränderung wahrnehmen.

Gerade bei der Digitalisierung der internen Verwaltung & Organisation können Mitarbeitende die positiven Veränderungen unmittelbar wahrnehmen. Papierkram zu digitalisieren und ineffiziente Prozesse zu automatisieren, entlastet den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden enorm. Mit diesen 7 Schritten schaffst Du Akzeptanz für die Digitalisierung Deines Unternehmens.

Lass Dich nicht von den großen Buzzwords wie KI, IOT oder Blockchain irritieren. Ersetze als erstes Deine Zettelwirtschaft und schaffe ein Fundament für die Transformation Deines Unternehmens. Mit keinem Digitalisierungsprojekt kannst Du so einfach Mitarbeitende begeistern, wie mit der Digitalisierung interner Prozesse.

Eingerostete Prozesse wie die Arbeitszeiterfassung müssen neu gedacht und transparenter gemacht werden, da Mitarbeitende sich von digitalen Tools ansonsten schnell überwacht fühlen. Moderne Lösungen zur Zeiterfassung bieten Mitarbeitenden einen Zugang zu einem persönlichen Bereich an, wo geleistete Arbeitszeiten, Überstunden und Schichtpläne übersichtlich dargestellt werden. Im Idealfall bringen solche Tools ganze Abwesenheitsverwaltungs-Systeme mit, sodass Urlaube beispielsweise digital beantragt werden können. Alles ohne einen einzigen Zettel. Auf diese Weise profitieren beide Seiten im Unternehmen von der digitalen Transformation und die Akzeptanz für weitere Projekte wächst.

Entscheiderinnen und Entscheider überfordern häufig ihre Belegschaft mit der digitalen Transformation. Deshalb ist es wichtig, nicht gleich alle Prozesse auf einmal zu digitalisieren, sondern Schritt für Schritt vorzugehen. So können sich die Mitarbeitenden langsam umstellen und sich an die digitalen Prozesse gewöhnen.

Bei der Wahl des richtigen digitalen Tools für Dein Unternehmen ist es wieder wichtig, sich in die Belegschaft hineinzuversetzen. Niemand braucht verschnörkelte Anwendungen, die von der Belegschaft nicht verstanden werden und am Ende mehr Probleme verursachen als bestehende zu lösen. Schaue bei Deiner Suche deshalb vor allem auf die Benutzerfreundlichkeit digitaler Tools. In einigen Fällen gibt es sogar Lösungen, die aus der Praxis entsprungen sind.

Um herauszufinden, ob ein digitales Tool zu Deinem Unternehmen passt, ist eine Testphase essenziell. Jede tiefgreifende Veränderung benötigt vor allem eins: Zeit. Seriöse Anbieter von Software bieten deshalb immer eine kostenlose Testphase an, damit Du Dich unverbindlich mit dem Tool auseinandersetzen kannst.

Um die Akzeptanz bei Deiner Belegschaft zu erhöhen, empfiehlt es sich, eine Taskforce aus digital-affinen Mitarbeitenden zu gründen. Testet digitale Alternativen zu Deiner Zettelwirtschaft intensiv und gebt euch innerhalb dieser Gruppe gegenseitig Feedback.

Hat Dich ein digitales Produkt überzeugt, hängt die erfolgreiche Einführung davon ab, wie Du die Veränderung Deiner Belegschaft kommunizierst.

• • Warum hast Du Dich dafür entschieden einen Prozess zu modernisieren?
  • Welche Vorteile entstehen dadurch für Deine Mitarbeitenden?
  • Lass auch Mitglieder aus Deiner Taskforce zu Wort kommen und nimm dir auf jeden Fall Zeit, um Rückfragen zu beantworten.