Interne und externe Datenschnittstellen vereinheitlichen

Egal ob PDM, ERP, PIM oder z.B. DAM, alle Systeme haben etwas gemeinsam. Sie dienen idealerweise der strukturierten Aufbereitung von Daten- bzw. Medieninformationen und werden für viele Einsatzszenarien wie E-Commerce-Lösungen, Konfiguratoren, Apps oder sonstige produktdatengetriebene Beispiele benötigt.

Ein aktuelles Beispiel wo einheitliche Daten unabdingbar sind, ist in der Baubranche und dem Facility-Management zu finden. BIM (Building Information Modeling) beschreibt eine Methode der vernetzten Planung, Ausführung und Bewirtschaftung von Gebäuden mithilfe von Software. Dabei werden alle relevanten Bauwerksdaten digital modelliert, kombiniert und erfasst. Für ein solches BIM Modell egal ob dynamisch oder statisch werden konsistente Daten benötigt.

Bevor ein System / eine Software zur Unterstützung eines Ziels auswählt wird, sollte die Frage beantwortet werden, wofür ein System ausgelegt ist, unabhängig davon, ob PDM, ERP, PIM, DAM o. ä..

• Was ist Zweck des Systems?
• Welche Anforderungen / Aufgaben können mit dem System umgesetzt werden?
• Wie wird es in die bestehende IT-Infrastruktur eingebunden?

Ein PDM-System dient der Verwaltung von Produktionsdaten inkl. prozessbezogenen Informationen innerhalb eines Unternehmens – angefangen beim Entstehungsprozess (z.B. CAD-Daten) bis hin zu Fertigungsanweisungen, etc…

In einem PDM werden Produktionsdaten zentral verwaltet, welches neben einer schnelleren Auffindbarkeit der Daten auch zur Risikominimierung führt. Eine verbesserte Zusammenarbeit schafft einen effizienteren Produktentwicklungszyklus und damit zu einer Verkürzung der Entwicklungszeiten.

Die Zentralisierung von notwendigen Daten (z.B. Artikel-, Kunden-, Lieferanten-, Lager- und Logistikdaten), um Geschäftsprozesse zu unterstützen, ist der wichtigste Hauptgrund zum Einsatz eines ERP. Daneben bietet ein ERP Einheitlichkeit und Transparenz dieser Daten, welches in Zusammenhang mit Workflows und Prozessen zu einer besseren Zusammenarbeit führt.

Die Aufgaben eines ERP-Systems sind u. a. die zentrale Speicherung von Artikelstammdaten, die Preis-/Rabattkalkulation, die Ausgabe von Belegen wie z. B. Rechnungen, Auftragsbestätigungen etc. oder das Empfangen / die Eingabe von Bestellungen.

Im PIM werden beispielsweise vertriebsrelevante Produkte/Artikel mit Merkmalen in Attributen neutral angereichert und klassifiziert, Marketingtexte hinterlegt und via TMS (Translation Memory System) eine Übersetzung angestoßen. Die individuelle Publikationsplanung, die u.a. dazu dient, Strukturen sowie Inhalte in den verschiedenen Ausgabekanälen wie Website, e-Commerce-Lösungen, Apps oder Konfiguratoren zu bestimmen, werden ebenfalls im PIM festgelegt.

Ein PIM dient als zentrales Informationsmanagement über die des ERP in Bezug auf Artikel- bzw. Produktdaten hinaus. Es ist der „Single Point of Truth“, da das PIM im Idealfall mit allen Quellsystemen, die relevante Daten für den Vertrieb oder das Marketing beinhalten, verknüpft ist.

Mit einem PIM ist es möglich, konsistente, aktuelle und kanal- sowie zielgruppenspezifische Artikel- bzw. Produktinformationen aufzubereiten und zeitnah zur Verfügung zu stellen. Ein PIM schafft ein kürzere Time-to-Market und effizientere Prozesse.

Um z.B. vertriebsrelevante Medien wie Bilder oder Dokumente zentral zu verwalten, bietet sich ein DAM / MAM (Digital Asset Management / Media Asset Management) an. Bei den Medien kann es sich sowohl um produkt- / artikelbezogene Medien als auch um allg. unternehmensbezogene Medien handeln.

Ein DAM-System bietet dank der Verschlagwortung und einer intelligenten Suche ein schnelleres Finden von Dateien. Durch Automatisierung von Arbeitsabläufen und Steigerung der Kreativität der Teams führt es zu einer Verkürzung der Time-to-Market. Unterstützt wird dieses durch Schnittstellen und APIs zu weiteren Systemen bzw. Software. Zudem lässt sich eine Vielzahl von verschiedenen Formaten automatisch generieren. Ein DAM dient zusätzlich der Sicherstellung der Markenkonsistenz und der Markensteuerung.

Oben ist nur ein Auszug der möglichen Systeme beschrieben, darüber hinaus  werden diese Systeme teilweise kombiniert. Deshalb sollte bei der Evaluation eines dieser Systeme im Vorfeld geprüft werden, ob ein „Best-Of-Breed-“ oder ein „All-In-One-“Ansatz die sinnvollste Lösung für das Unternehmen darstellt.

Bevor festgelegt wird, welche Art von Schnittstelle benötigt wird oder auf welchem Weg Daten ausgetauscht werden sollen, sollten die Anforderungen an eine Schnittstelle definieren sein. Hierzu dienen u.a. folgende Fragen:

• Welche Daten/Informationen sollen genau ausgetauscht werden?
• Sollen Daten in Echtzeit ausgetauscht werden oder reicht ein zyklischer Austausch?
• Soll die Schnittstelle uni– oder bidirektional aufgebaut sein?
• Unterscheiden sich ggf. die Datentypen in Quell- und Zielsystem?
• Gibt es vom Ziel- oder Quellsystem bereits Schnittstellenbeschreibungen?

Erste Produkt- / Artikeldaten, die für den vertrieblichen Einsatzzweck verwendet werden können, entstehen bereits während der Konzeptionierung z.B. in einer CAD-Zeichnung. Dieses können einfache Artikel-Informationen wie Länge, Breite und Höhe eines Grundartikels sein. Diese Informationen werden dann mittels Schnittstelle in das ERP gespielt, da sie z.B. für einen Artikelnamen dienlich sein können oder sich hieraus Umverpackungen (Verpackungseinheiten 1-3) ergeben. Die Verpackungseinheiten mit ihren Netto- / Brutto-Werten (z.B. Gewichten) dienen auch einem WMS (Warehouse Management System), da die Artikel unter Umständen speziell eingelagert werden müssen. Eine Vielzahl von Artikel-Informationen aus dem ERP kann darauf hin mittels einer Schnittstelle ins PIM gespielt werden. Im PIM werden die Artikel klassifiziert, mit weiteren Informationen, die nicht im ERP oder WMS stehen wie z.B. vertriebsrelevante Marketingtexte oder Attribute, angereichert und neutral vorgehalten. Zusammen mit dem an das PIM angeschlossene DAM können die Daten in verschiedene Kanäle ausgeleitet / publiziert werden, beispielsweise in ein Print-Medium wie ein Datenblatt, einen Onlineshop oder eine App.

Der Kunde oder Lead sieht somit bei jedem Touchpoint denselben Inhalt, der aus einem ‚Single Point of Truth‘ generiert wurde.

Sich mit den Produktdaten inkl. Workflows / Datenflussprozessen aus der in- und externen Sicht auseinanderzusetzen ist deshalb essenziell. Denn nur so weißt Du genau, welche Daten Deine Mitarbeiter und Geschäftspartner benötigen, wofür sie diese einsetzen und wie und wo diese intern von Deinen Mitarbeitern gespeichert und verarbeitet werden. Nur so können die Daten unternehmensübergreifend einheitlich verfügbar gemacht werden.

Bei Wedi konnten wir damit Bewusstsein in vielen Abteilungen schaffen, dass Artikeldaten deren, Konsistenz und Zentralisierung ein wichtiger Baustein für die heutige Vermarktung von Produkten sind. Dieses führte zu einer hohen Bereitschaft, sich auch digitalen Themen wie BIM zu öffnen, die vielleicht noch nicht als so wichtig empfunden wurden.