Mit prozessorientiertem Wissensmanagement gegen Unternehmensamnesie angehen

Informiere alle Mitarbeitenden, idealerweise anhand von konkreten ersten Beispielen, über die geplante Einführung. Vermittle Deinen Mitarbeitenden eine realistische Erwartungshaltung und schaffe bewusst Freiräume zur Gestaltung der Wissensbasis.

Bevor Du mit der unternehmensweiten Einführung startest, empfiehlt es sich, mit einem Pilotprojekt zu starten und einen Prozess genauer zu betrachten. Führe die unten genannten Schritte zunächst für den einzelnen Prozess aus. Mit den Erfahrungen aus dem Pilotprojekt kannst Du dann alle weiteren Prozesse angehen und ein unternehmensübergreifendes Wissensmanagement einführen.

Nehme Deine Unternehmensprozesse genau unter die Lupe. Entwickele in einem ersten Schritt ein grobes Schaubild der Unternehmensabläufe, die sogenannte Prozesslandkarte.

Im Anschluss daran kannst Du die entsprechenden Prozesse systematisch analysieren und dokumentieren. Achte darauf, auch bekannte Abläufe kritisch zu hinterfragen. Eventuell lassen sich einige Prozessschritte automatisieren. Ein entscheidender Faktor bei der Prozessaufnahme ist der Detaillierungsgrad: Ist dieser zu grob, lässt er viele Fragen offen und bringt keinen Mehrwert; Ist er zu fein, wird es schnell unübersichtlich. Die analysierten Prozesse geben Dir eine Struktur und erste Hinweise für die erforderlichen Wissensbausteine.

Prüfe die gegenwärtig eingesetzten Informationsablagen, meist Netzlaufwerke oder andere Datenspeicher, und verschaffe Dir einen Überblick über die dort hinterlegten Informationen.

Ziel dieser Prüfung sollte sein, die Informationen direkt den Unternehmensprozessen und entsprechenden Schritten zuzuordnen. Veraltete Informationen solltest Du direkt löschen oder zumindest archivieren und später löschen. Mögliche Informationen sind:

• • Dokumente die im Prozess verwendet werden
  • Formulare und Dateien
  • Videos und Bilder
  • Erfahrungswissen von Prozessexpert:innen/Kompetenzträger:innen (Interview)
  • Verwendete Software und Logins
  • u.v.m.

Deine Analyseergebnisse werden in diesem Schritt zu prozessorientierten Wissensdokumenten. Versuche, Deine Analyseergebnisse miteinander zu kombinieren, indem Du einzelne Prozessschritte und konkrete Informationen direkt miteinander verknüpfst.

Die Ablage dieser Dokumente kann in Dateiform in bereits angelegten Strukturen erfolgen, z.B. einer Ordnerstruktur oder in einer verlinkten Excel-Datei. Mit professionellen Wissensplattformen wird der Informationsbeschaffungsprozess aber deutlich effizienter. Sie verfügen meist über eine leistungsfähige Such- und Feedbackfunktion. In einer Historie kannst Du Dir alte Prozesse und Dokumente noch mal anschauen und über eine Rechteverwaltung können Informationen nur für bestimmte Mitarbeitende zugänglich gemacht werden. Darüber hinaus lässt sich dort Wissen den Prozessschritten zuordnen. So werden die Informationen für Deine Mitarbeitenden deutlich besser abrufbar. Deine Kolleg:innen wissen so nicht nur, wie ein Prozess abläuft, sondern finden auch direkt alle erforderlichen Informationen in einem Dokument. Lästiges Suchen oder der Absprung in andere Verwaltungssysteme entfällt.

Die Einführung einer Wissensumgebung zieht immer auch einen Wandel der Unternehmenskultur nach sich. Zukünftig sollten Fragen wie: „Wo finde ich denn noch mal das Formular für den Versandauftrag?“, immer mit einem Verweis auf die Wissensumgebung beantwortet werden. Und falls hierzu noch keine Information vorhanden ist, sollte der/die Fragende die kurzfristige Hinterlegung der Information koordinieren.

Oftmals hilft es, die gemeinsame Prüfung einzelner Wissensdokumente als festen Bestandteil einer Abteilungsbesprechung werden zu lassen.

Tipp 1: Vermeide Redundanzen (also mehrfach verfügbare Informationen) und lösche sie gegebenenfalls.

Tipp 2: Du solltest verhindern, dass eine Person die Gesamtverantwortung für das System und die Inhalte hat.